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The Role and Outcomes of Agile Review Meetings

An agile review meeting, often referred to as a sprint review, is a key event in the agile framework that focuses on assessing the work completed during a sprint. This meeting serves as an opportunity for the team to showcase their accomplishments to stakeholders and gather valuable feedback. The primary goal is to ensure that the product increment aligns with the expectations and requirements of the stakeholders, and to make necessary adjustments for future sprints.

During the agile review meeting, the team presents the completed user stories and demonstrates the functionality of the product increment. Stakeholders, including the Product Owner, customers, and other interested parties, are invited to provide feedback and discuss the progress made. This interaction is crucial for maintaining transparency and fostering collaboration between the development team and stakeholders.

sprint review, is a key event in Agile development where the team showcases the completed work of a sprint to stakeholders and gathers feedback
Sprint review, is a key event in Agile development where the team showcases the completed work of a sprint to stakeholders and gathers feedback

Expected Outcomes of an Agile Review Meeting

  • Validation of Work: The meeting provides a platform for stakeholders to validate the work completed during the sprint, ensuring it meets their expectations and requirements.
  • Feedback Collection: Gathering feedback from stakeholders is a critical outcome, as it helps the team understand any changes or improvements needed for the product.
  • Alignment on Goals: The review meeting ensures that the team and stakeholders are aligned on the product goals and priorities, facilitating better planning for future sprints.
  • Demonstration of Progress: By showcasing the product increment, the team demonstrates tangible progress, building confidence and trust with stakeholders.
  • Identification of Improvements: The feedback and discussions during the meeting can lead to the identification of areas for improvement, helping the team refine their processes and enhance product quality.

In summary, agile review meetings are essential for validating work, collecting feedback, aligning goals, demonstrating progress, and identifying improvements. By engaging stakeholders and fostering open communication, these meetings contribute to the continuous improvement of the product and the overall success of the project.

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The Impact and Outcomes of Agile Retrospective Meetings

An agile retrospective meeting is a vital practice within the agile framework, aimed at fostering continuous improvement and team collaboration. Typically held at the end of each sprint, this meeting provides a structured opportunity for the team to reflect on their recent work cycle. The primary objective is to evaluate what went well, identify areas for improvement, and develop actionable strategies to enhance future performance. During a retrospective, team members are encouraged to share their insights and experiences openly.

The retrospective provides a feedback loop for the team, allowiing them to learn from the past and adapt for the future.
The retrospective provides a feedback loop for the team, allowiing them to learn from the past and adapt for the future.

This open dialogue helps in building a culture of trust and transparency, where all voices are valued. The meeting often revolves around key questions such as “What went well?”, “What didn’t go well?”, and “What actions will we take?”. By addressing these questions, the team can pinpoint specific issues and brainstorm solutions collaboratively.

Expected Outcomes of an Agile Retrospective Meeting:

  • Improved Processes: One of the main outcomes is the identification of process improvements. By analyzing past performance, the team can implement changes that streamline workflows and enhance efficiency.
  • Enhanced Team Collaboration: Retrospectives encourage open communication and collaboration, leading to stronger team dynamics and a more cohesive working environment.
  • Actionable Insights: The meeting should result in a set of actionable items that the team commits to implementing in the next sprint. These actions are aimed at addressing identified issues and leveraging opportunities for improvement.
  • Increased Accountability: By assigning specific action items to team members, retrospectives help in fostering a sense of accountability and ownership over the improvement process.
  • Continuous Learning: Retrospectives promote a culture of continuous learning and adaptation, enabling the team to evolve and improve with each sprint.

In summary, agile retrospective meetings are essential for driving continuous improvement and fostering a collaborative team environment. By reflecting on past performance and identifying actionable improvements, teams can enhance their processes, increase efficiency, and ultimately deliver better project outcomes. This iterative approach not only resolves current challenges but also helps in preventing future issues, contributing to the long-term success of the project.

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SAFe – Preparando a PI Planning

A PI Planning (PI = Program Increment) é o evento que provê a definição que guiará os times envolvidos na entrega do ART (Agile Release Train), para que a cerimônia tenha sucesso é necessário que haja alguns preparativos antes do evento.

Uma das coisas que precisam estar claras é a estratégia, tanto para área de produto quanto para área de tecnologia, o contexto precisa estar pacificado, todos devem concordar, ao menos em alto nível, com o escopo a ser endereçado e tecnologia a ser utilizada.

Os assuntos que deverão ser priorizados precisam estar definidos pela área de produto/negócio ao menos em grandes linhas de forma que se tenha as condições para dar um direcionamento claro dos objetivos a serem alcançados.

Uma Program Increment Planning é a cerimônia em que o Agile Release Train (ART) planeja e entrega valor incremental na forma de software e sistemas funcionais. Esse planejamento compreende o trabalho de 8 a 12 semanas.

Preferencialmente os times envolvidos precisam estar definidos e com o menor número de pendências (inclusive setup) possível dentro do possível considerando o cenário da organização.

Isso viabilizará para que a PI Planning possa prover uma visão compartilhada e consistente do contexto em questão assim como a declaração dos objetivos de forma que os times de fato consigam tracionar o ART em direção a meta.

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Team Building

Para que um time se torne forte é importante que se forme uma identidade compartilhada da equipe, para tal precisamos propiciar um ambiente que possibilite as pessoas descubrirem coisas novas sobre as outras, tanto do lado profissional quanto do pessoal, isso facilita o andamentos das coisas.

O team building é sobre utilizar atividades colaborativas para que as pessoas se conheçam melhor durante uma jornada pela busca de objetivos compartilhados, existem algumas dinâmicas que podem ajudar de forma eficiente com esses objetivos.

Com a utilização das atividades de Team Building podemos viabilizar uma consciência coletiva dando início ao aprendizado da equipe sobre ela mesma conforme o conjunto de habilidades e crenças reveladas.

A atividade de valores (Kouzes e Posner, 2007) dá a oportunidade para que o time explore suas características internas.

  1. Cada pessoa recebe um baralho de cartas;
  2. Nas cartas temos palavras que representam valores (Ex: Resiliência, Produtividade, Protagonismo, Felicidade etc ;
  3. Cada pessoa divide as cartas em duas partes, valores importantes e não importantes;
  4. Na sequência cada um pega a pilha de valores importantes e repete a operação até que fiquem apenas 5 cartas;
  5. Cada pessoa escreve seus valores no quadro ou flip chart;
  6. Pergunte ao time o que a visão montada naquele momento representa para o time, aonde estamos de acordo ou não, medie as conversas do time;

Lembre-se de direcionar o time para que mantenham a mente aberta, não julgar mas sim entender, como resultado essa atividade deve servir de insumo para que o próprio time comece a se conhecer de forma mais intimista e consequentemente possa se desenvolver mais rapidamente conforme as pessoas interagem no caminho.

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Conversas informais do time.

É vital para evolução do time que a observação seja exercitada de forma competente, para tanto é necessário estar atento não apenas as conversas formais que acontecem nas cerimônias como a planning ou a review, mas também nas conversas que acontecem em outros momentos.

Muitas coisas úteis pode ser encontradas nesses momentos além das oportunidades de treinamento do time, as ferramentas que podem ser utilizadas estão nas observações e perguntas que podem clarificar ou inspirar as pessoas a evoluirem.

Boa parte do tempo o time mantém conversas informais que podem servir para geração de ativos importantes que ajudarão o time a evoluir, essas oportunidades devem ser utilizadas também para treinar o time, portanto esteja atento a essas situações para colaborar.

Deixe claro ao time que você acredita que eles podem fazer mais e melhor, ajude-os a descobrir novas habilidades conforme as necessidades atuais sem se esquecer que o time deve saber o que deve ser priorizado, muitas vezes a forma de se fazer uma pergunta pode fazer a diferença.

Esteja preparado para o silêncio nas primeiras “incursões”, isso é muito muito normal, por vários motivos, é importante fazer as colocações de forma isenta, as perguntas ou observações devem ser neutras de forma que as pessoas se sintam a vontade para contribuir, preste atenção no que está acontecendo com o time para que sua colaboração seja mais efetiva.

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Facilitando a Retrospectiva.

A retrospectiva é um momento em que o time faz uma pausa para uma auto análise, verificando o que houve durante a sprint, é importante que o time seja orientado a não só analisar o que foi feito, mas principalmente o como.

Durante a sprint, observe como as coisas acontecem, vá registrando as situações que funcionam bem ou que precisam melhorar, permita que o time rode a sprint sem interferir, no caso de times com menos experiência é possível que sejam necessárias intervenções pontuais, porém sem atrapalhar o andamento da sprint.

Observe também como o trabalho flui, quais os problemas de comunicação e coordenação aparecem, os momentos em que eles fazem a coisa certa, como estão emocionalmente, quais tipos de situações causam variação na moral do time.

Perseguir a realização de retrospectivas que viabilizam a melhoria do time é algo indispensável, a facilitação para torná-la efetiva é fator crítico para o avanço, ajude-os.

Colete essas informações para preparar um tipo de pauta para a restrospectiva, tente direcionar para o tema mais relevante e que tem potencial de trazer maiores ganhos, no início da reunião pergunte a opinião do time sobre a relevância dos assuntos, dê sua sugestão mas permita que escolham o que é mais prioritário para discutir.

O time deve inspecionar e adaptar, ações de melhoria devem ser determinadas com responsável e devem ser verificadas na reuniões de retrospectivas subsequentes, para ajudar que se cumpram os compromissos assumidos lembre-os, deixe a lista em um lugar visível aonde todo o time possa ver.

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Facilite a Planning !!!

A planning é a primeira cerimônia de uma sprint, para que ela alcance seus objetivos com sucesso algumas ações precisam ocorrer antes desta reunião, são atividades que envolvem todo o time.

É necessário garantir que o Product Owner esteja com itens do backlog preparados de forma que todo o time possa entender o valor de negócio e o porque foram priorizados, para tanto o time precisa ter conhecimento desses itens do backlog em um momento anterior a planning, pode ser feito na reunião de refinamento.

Na reunião de refinamento, o Product Owner explica os itens que estão sendo preparados em busca da colaboração do próprio time para essa tarefa, o time de desenvolvimento deve contribuir durante o entendimento dos itens que estão sendo explicados pelo Product Owner.

A Planning é um dos eventos mais importantes do Scrum, antes desta reunião deve haver uma preparação que compreende algumas atividades que devem ser executadas pelo próprio time e que impactam diretamente a consistência e a dinâmica da reunião.

O time deve estimar o esforço determinando quais seriam as principais tarefas a serem executadas em cada item. Aproveite para observar as oportunidades de aprendizado que irão surgir, faça perguntas para ajudar a clarificar o entendimento do está sendo tratado, questione sobre o entendimento do valor agregado de cada história e qual o benefício para o usuário final.

Lembre-se dos limites entre os papéis, o Product Owner determina o que deve ser feito e o time de desenvolvimento define o como será feito, apesar da colaboração entre todo o time que deve ser incentivada, não podemos esquecer quem é responsável pelo quê, ajude-os a se organizar.

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Facilitando a daily !!!

O time tem a oportunidade de realizar a coordenação dos trabalhos de forma a entender em conjunto qual é a melhor ordem para a execução das tarefas do momento conforme possíveis dependências por exemplo.

Oriente o time a focar principalmente no que está em andamento, assim fica mais fácil para que todos saibam o que está acontecendo no momento, para isso peça que foquem nas tarefas em andamento, controle o WIP.

Continue tentando a ajudar o time, porém não os poupe das consequências de suas decisões caso a daily não esteja sendo feita a contento, a evolução irá acontecer no devido tempo do time, ajude-os a reconhecer o que pode melhorar, continue em movimento.

É fundamental que todos estejam prestando atenção na pessoa que está falando fazendo contato visual, caso isso não seja feito a reunião perde sua efetividade, oriente-os sem animosidade.

Ensine o objetivo da reunião e se afaste, observe como eles irão rodar a daily, caso o time seja novo talvez seja necessário intervir no momento, porém se possível deixe para fazer as observações em momento posterior e deixe rolar, se estiver remoto entre na call mudo e saia calado.

Na restrospectiva ofereça suas observações, porém sem julgamentos, fale de forma neutra e deixe que eles cheguem as próprias conclusões, é a oportunidade para inspecionar a adaptar, seja gentil.

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Faça acordos com a gestão.

Dependendo da organização da empresa um time ágil pode ser composto por pessoas de diferentes áreas, e os gerentes podem afetar de maneira importante o comportamento das pessoas dentro do time.

É muito importante verificar o quê cada gerência espera das pessoas e se está em consonância com os objetivos que o time precisa atingir . Para tanto em primeiro lugar tente averiguar como cada gerência encara a metodologia ágil assim como o nível de apoio.

Pessoas de times multidisciplinares podem ter gerências diferentes, conversando com as pessoas você pode identificar que têm objetivos conflitantes com as metas do time que fazem parte, levante as informações converse e negocie com a gerência mostrando a importancia de todos os membros do grupo remarem na mesma direção.

Podem estar acontecendo conflitos internos no time devido ao direcionamento dado por cada área e que não leva em consideração os objetivos que o time tem estabelecido, essa é uma disfunção que precisa ser tratada, para tanto é necessário demonstrar os impactos que os direcionamentos difusos podem estar causando.

O formato de avaliação de cada gerência pode estar causando os problemas por exemplo, já que os objetivos podem ter sido estabelecidos pelas áreas sem levar em consideração o conjunto, isso deve ser trazido a tona e de forma colaborativa resolvido, é fundamental que a média e alta gestão dêem a sua contribuição.

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Fases de abordagens com o time.

Quando iniciamos com um time novo precisamos analisar qual o nível de maturidade na prática/metodologia que se quer usar para traçar um plano que preveja o que deve ser avaliado de forma que o time possa evoluir.

Em um primeiro momento é importante que o time saiba como são as regras básicas do framework utilizado, é muito importante que você como coach tenha o entendimento que o treinamento do time tem dois níveis, time e individual, podemos dizer que temos 3 fases principais, é necessário durante as fases atender a esses dois aspectos desta jornada:

Ensinar (Fundamentos): As vezes pode haver a necessidade de ser pragmático nesta fase, pois é muito importante que se sigam as regras básicas, e colaborar para que as pessoas acreditem que a metodologia pode viabilizar uma melhor forma de trabalho, a repetição é importante para ganhar “memória muscular”, antes de fazer uso da calculadora precisamos aprender a fazer conta na mão antes por exemplo.

Para que um time evolua de forma orgânica perceba que o treinamento precisa levar em consideração dois níveis, individual e time, durante a jornada haverão momentos ideais focar em cada nível ajudando as pessoas e o time a se tornarem mais produtivos.

Coaching (Evolução): Com a base fornecida pelo passo anterior o time pode começar a refletir em fazer coisas diferentes sempre mantendo os valores determinados pela metodologia e passam a ter capacidade de fazer adaptações, e se personalizações de alguma forma ferirem os princípios fundamentais estabelecidos na fase “ensinar” faça-os perceber as consequências desses atos.

Aconselhar(Acompanhamento): Depois de passar pelas duas primeiras fases o time está pronto para tomar suas decisões de forma auto organizada, ajude-os com seus comportamentos guiando conforme as situações vem a tona e as oportunidades se mostram, não se esqueça dos níveis de treinamento (individual e time), deve haver orientação para moldar o comportamento pessoal e do time, assim dessa forma a melhoria contínua se torna inevitável e fortalecerá o grupo de forma consistente.

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