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Optimizing Agile Workflow: Understanding the Interplay Between Velocity and Capacity

Velocity and capacity are two fundamental concepts in Agile project management that play a crucial role in planning and executing successful sprints. Understanding their relationship is essential for teams to optimize their workflow and deliver value consistently.

Velocity is a measure of the amount of work a team can complete during a sprint. It is typically calculated by summing up the story points of all completed user stories in a sprint. Velocity provides a historical record of a team’s performance and helps in predicting future capacity. It is an average that becomes more accurate over time, allowing teams to make informed decisions about how much work they can realistically commit to in upcoming sprints.

Capacity, on the other hand, refers to the total amount of work a team can handle during a sprint, considering the availability of team members and other commitments. It is a forward-looking measure that helps in planning the workload for a sprint. Capacity takes into account factors such as team size, holidays, and other non-project-related activities that might affect the team’s ability to deliver work.

Capacity and velocity are distinct but interconnected concepts that are important for planning and executing sprints.

Relationship between Velocity and Capacity

  • Planning: Velocity is used as a benchmark to estimate the team’s capacity for future sprints. By understanding their average velocity, teams can better plan the amount of work they can take on, ensuring that they do not overcommit and risk burnout or underdeliver.
  • Predictability: A stable velocity provides predictability, allowing teams to forecast how much work they can complete in a given timeframe. This predictability helps in setting realistic expectations with stakeholders.
  • Continuous Improvement: By comparing velocity with capacity, teams can identify areas for improvement. If the velocity consistently falls short of capacity, it may indicate issues such as inefficiencies or impediments that need to be addressed.
  • Resource Allocation: Understanding the relationship between velocity and capacity helps in effective resource allocation. Teams can adjust their workload based on capacity constraints, ensuring that they are working at an optimal pace without overloading team members.

In summary, velocity and capacity are interrelated concepts that help Agile teams plan and execute their work effectively. Velocity provides a historical measure of performance, while capacity offers a forward-looking view of what can be achieved. By leveraging both, teams can ensure they are working efficiently, delivering value consistently, and continuously improving their processes.

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A importância do refinamento !!

O backlog é o repositório com todas as atividades do projeto, são itens que estão em vários níveis de detalhamento dependendo do momento do projeto e assunto, para que um item do backlog possa ser discutido em uma planning para a execução em uma sprint, precisamos detalhar as informações de forma que o time consiga entender o que precisa ser feito, por isso usamos o refinamento.

O refinamento é uma reunião do time que pode ser feita a qualquer momento durante a sprint com o objetivo de preparar itens com as informações necessárias para a execução, e assim ter requisitos detalhados para execução em próximas sprints.

A responsabilidade de levar as informações para o refinamento é do Product Owner conforme priorização de negócio tipicamente, porém é responsabilidade do time contribuir para que os itens possam ter todas as informações necessárias para a execução, o objetivo é que os itens estejam com todas as informações necessárias para a execução, deixando-os assim preparados.


No refinamento precisamos dividir o grandes temas em itens menores e mais tratáveis para que se possa facilitar o entendimento e execução do trabalho sem perder a visão geral
 e objetivos a serem alcançados.

Deve ser observado qualquer situação ou pendência que possa impactar a completude das informações ou mesmo a execução de um determinado tema, assim que identificado o gap, deve ser tratado com a maior brevidade possível, principalmente quando houver alguma dependência externa ao time.

Dependendo da complexidade do tema pode haver a necessidade de um refinamento técnico aonde o time poderá alinhar situações que precisam ser melhor discutidas de forma a aumentar a probabilidade de que durante a execução da sprint não haja paradas devido a informações não levantadas anteriormente.

O refinamento é essencial para que além do time conhecer e ter oportunidade de questionar as demandas, possa colaborar com o planejamento, otimizando a execução da sprint aonde esses itens serão planejados.

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A importância do Product Owner no time.

O papel do Product Owner é vital em um time ágil, ele define o direcionamento tomando decisões que determinam a estratégia do produto em questão, isso colabora diretamente para manter o time na direção certa.

Neste papel algumas das principais características/habilidades devem ser observadas:

  • Tomador de decisões
  • Definidor da visão
  • Detemina o valor de negócio
  • Responsável pelo produto

É importante que o PO dê visão ao time fazendo-o entender dentro do possível o negócio ou seja os motivos do porque uma demanda foi criada, isso aumentará o compromisso do time elevando o desempenho já que o time também terá a mentalidade voltada para o negócio. Com esses “ingredientes” o time tenderá a ser mais resiliente em relação a pressões externas além de facilitar a adaptação entre os sprints.

O direcionamento do PO é decisivo para o sucesso do time, existem uma série de aspectos que precisam ser dominados pela pessoa que exerce este papel, isto influência diretamente na organização, funcionamento e resultados gerados.

É muito importante que o PO evite os “anti-patterns”, ações que ele deve resistir em fazer:

  • Dizer “como” o trabalho será realizado e não o “que”
  • Focar apenas nas entregas a curto prazo
  • Não ter olhar para adaptabilidade do escopo
  • Demandar mudanças antes de se tornarem reais
  • Ter como regra mudanças durante a sprint

A saúde do time e do produto dependem do comprometimento do PO, ele precisa estar autorizado a tomar decisões, ser colaborativo e capacitado para discernir entre os trade-offs que surgem no caminho do time.

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Formação, Conflito, Normatização e Performance

Um time que acaba de ser formado evolui passando por alguns estágios de maturidade antes de chegar em sua capacidade ideal, para entender a evolução do time as fases devem ser observadas em suas principais características.

Formação: O time se reúne e toma conhecimento das primeiras informações do projeto como principais features, roadmap em busca de um entendimento inicial com as informações disponíveis, assim como conhecer os pares que serão seus companheiros nesta nova jornada, tipicamente as pessoas neste primeiro momento são mais cuidadosas em relação as suas opiniões e nas interações.

Conflito: As opiniões começam emergir o que pode por vezes causar certo desconforto e alguma tensão devido ao fato de que as decisões precisam ser tomadas muitas vezes baseando-se em informações incompletas devido ao momento do projeto e o nível de incerteza, o time precisa ser orientado a entender o valor da diferença de opiniões e as vantagens adivindas deste fato.

Para que um time evolua as ações necessárias devem ser direcionadas conforme o estágio (fase) atual em que o time se encontra, durante a jornada haverão momentos ideais para focar em cada fase de forma diferente ajudando as pessoas e o time a se tornarem mais eficientes

Normatização: O consenso é alcançado na maioria dos aspectos do projeto e o time ganha coesão, fica mais eficiente, todos tem o entendimento do escopo do trabalho e seu papel dentro do time e os objetivos que precisam ser perseguidos.

Performance: O time está atuando de forma auto-organizada tendo os objetivos compartilhados totalmente claros e performa de forma altamente colaborativa criando suas próprias soluções com o mínimo de dependências externas, movendo-se de forma dinâmica.

Alguns eventos podem afetar a dinâmica da evolução do time como a adição de novos membros ou mudanças significativas no escopo do projeto ou no ambiente do projeto ou organização e isso deve ser considerado pois pode causar alguma regressão no status atual do projeto, fique atento.

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Team Building

Para que um time se torne forte é importante que se forme uma identidade compartilhada da equipe, para tal precisamos propiciar um ambiente que possibilite as pessoas descubrirem coisas novas sobre as outras, tanto do lado profissional quanto do pessoal, isso facilita o andamentos das coisas.

O team building é sobre utilizar atividades colaborativas para que as pessoas se conheçam melhor durante uma jornada pela busca de objetivos compartilhados, existem algumas dinâmicas que podem ajudar de forma eficiente com esses objetivos.

Com a utilização das atividades de Team Building podemos viabilizar uma consciência coletiva dando início ao aprendizado da equipe sobre ela mesma conforme o conjunto de habilidades e crenças reveladas.

A atividade de valores (Kouzes e Posner, 2007) dá a oportunidade para que o time explore suas características internas.

  1. Cada pessoa recebe um baralho de cartas;
  2. Nas cartas temos palavras que representam valores (Ex: Resiliência, Produtividade, Protagonismo, Felicidade etc ;
  3. Cada pessoa divide as cartas em duas partes, valores importantes e não importantes;
  4. Na sequência cada um pega a pilha de valores importantes e repete a operação até que fiquem apenas 5 cartas;
  5. Cada pessoa escreve seus valores no quadro ou flip chart;
  6. Pergunte ao time o que a visão montada naquele momento representa para o time, aonde estamos de acordo ou não, medie as conversas do time;

Lembre-se de direcionar o time para que mantenham a mente aberta, não julgar mas sim entender, como resultado essa atividade deve servir de insumo para que o próprio time comece a se conhecer de forma mais intimista e consequentemente possa se desenvolver mais rapidamente conforme as pessoas interagem no caminho.

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Conversas informais do time.

É vital para evolução do time que a observação seja exercitada de forma competente, para tanto é necessário estar atento não apenas as conversas formais que acontecem nas cerimônias como a planning ou a review, mas também nas conversas que acontecem em outros momentos.

Muitas coisas úteis pode ser encontradas nesses momentos além das oportunidades de treinamento do time, as ferramentas que podem ser utilizadas estão nas observações e perguntas que podem clarificar ou inspirar as pessoas a evoluirem.

Boa parte do tempo o time mantém conversas informais que podem servir para geração de ativos importantes que ajudarão o time a evoluir, essas oportunidades devem ser utilizadas também para treinar o time, portanto esteja atento a essas situações para colaborar.

Deixe claro ao time que você acredita que eles podem fazer mais e melhor, ajude-os a descobrir novas habilidades conforme as necessidades atuais sem se esquecer que o time deve saber o que deve ser priorizado, muitas vezes a forma de se fazer uma pergunta pode fazer a diferença.

Esteja preparado para o silêncio nas primeiras “incursões”, isso é muito muito normal, por vários motivos, é importante fazer as colocações de forma isenta, as perguntas ou observações devem ser neutras de forma que as pessoas se sintam a vontade para contribuir, preste atenção no que está acontecendo com o time para que sua colaboração seja mais efetiva.

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Facilite a Planning !!!

A planning é a primeira cerimônia de uma sprint, para que ela alcance seus objetivos com sucesso algumas ações precisam ocorrer antes desta reunião, são atividades que envolvem todo o time.

É necessário garantir que o Product Owner esteja com itens do backlog preparados de forma que todo o time possa entender o valor de negócio e o porque foram priorizados, para tanto o time precisa ter conhecimento desses itens do backlog em um momento anterior a planning, pode ser feito na reunião de refinamento.

Na reunião de refinamento, o Product Owner explica os itens que estão sendo preparados em busca da colaboração do próprio time para essa tarefa, o time de desenvolvimento deve contribuir durante o entendimento dos itens que estão sendo explicados pelo Product Owner.

A Planning é um dos eventos mais importantes do Scrum, antes desta reunião deve haver uma preparação que compreende algumas atividades que devem ser executadas pelo próprio time e que impactam diretamente a consistência e a dinâmica da reunião.

O time deve estimar o esforço determinando quais seriam as principais tarefas a serem executadas em cada item. Aproveite para observar as oportunidades de aprendizado que irão surgir, faça perguntas para ajudar a clarificar o entendimento do está sendo tratado, questione sobre o entendimento do valor agregado de cada história e qual o benefício para o usuário final.

Lembre-se dos limites entre os papéis, o Product Owner determina o que deve ser feito e o time de desenvolvimento define o como será feito, apesar da colaboração entre todo o time que deve ser incentivada, não podemos esquecer quem é responsável pelo quê, ajude-os a se organizar.

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Facilitando a daily !!!

O time tem a oportunidade de realizar a coordenação dos trabalhos de forma a entender em conjunto qual é a melhor ordem para a execução das tarefas do momento conforme possíveis dependências por exemplo.

Oriente o time a focar principalmente no que está em andamento, assim fica mais fácil para que todos saibam o que está acontecendo no momento, para isso peça que foquem nas tarefas em andamento, controle o WIP.

Continue tentando a ajudar o time, porém não os poupe das consequências de suas decisões caso a daily não esteja sendo feita a contento, a evolução irá acontecer no devido tempo do time, ajude-os a reconhecer o que pode melhorar, continue em movimento.

É fundamental que todos estejam prestando atenção na pessoa que está falando fazendo contato visual, caso isso não seja feito a reunião perde sua efetividade, oriente-os sem animosidade.

Ensine o objetivo da reunião e se afaste, observe como eles irão rodar a daily, caso o time seja novo talvez seja necessário intervir no momento, porém se possível deixe para fazer as observações em momento posterior e deixe rolar, se estiver remoto entre na call mudo e saia calado.

Na restrospectiva ofereça suas observações, porém sem julgamentos, fale de forma neutra e deixe que eles cheguem as próprias conclusões, é a oportunidade para inspecionar a adaptar, seja gentil.

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Treine o Product Owner.

Quando precisamos começar a trabalhar com ágil com equipes que não tem experiência com o assunto temos várias iniciativas que precisam ser colocadas em andamento para suportar esse objetivo, um deles é treinar as pessoas que foram indicadas para se tornarem Product Owners.

É necessário levar em consideração o background da pessoa pois isso influência diretamente como o treinamento será estruturado ao longo do caminho, o treinamento deve ajudar essas pessoas a fazer a transição para o novo papel.

Devemos orientá-los para que possam começar a direcionar o valor de negócio sendo responsável pela visão do produto tomando decisões diárias protegendo o produto de investidas externas que não estão de acordo com os objetivos estabelecidos.

Ser um bom Product Owner vai além de preparar o backlog, trabalhar em equipe e suportar a visão do produto de forma convincente, outras habilidades são necessárias e precisam ser desenvolvidas por quem desempenha o papel durante a jornada.

Devemos abordar os aspectos mais importantes que possam colaborar com a capacidade do time de entregar e melhorar assim como os aspectos que podem afetar essas questões de forma negativa e como mitigar os impactos, isso varia de um lugar para o outro.

O treinamento a ser ministrado deve levar em consideração a maturidade não só da pessoa em questão mas do ambiente em que está inserido assim como experiência e expertise nos negócios e na metodologia ágil, considere que o treinamento acontece durante a jornada e não apenas dentro de uma sala.

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Faça acordos com a gestão.

Dependendo da organização da empresa um time ágil pode ser composto por pessoas de diferentes áreas, e os gerentes podem afetar de maneira importante o comportamento das pessoas dentro do time.

É muito importante verificar o quê cada gerência espera das pessoas e se está em consonância com os objetivos que o time precisa atingir . Para tanto em primeiro lugar tente averiguar como cada gerência encara a metodologia ágil assim como o nível de apoio.

Pessoas de times multidisciplinares podem ter gerências diferentes, conversando com as pessoas você pode identificar que têm objetivos conflitantes com as metas do time que fazem parte, levante as informações converse e negocie com a gerência mostrando a importancia de todos os membros do grupo remarem na mesma direção.

Podem estar acontecendo conflitos internos no time devido ao direcionamento dado por cada área e que não leva em consideração os objetivos que o time tem estabelecido, essa é uma disfunção que precisa ser tratada, para tanto é necessário demonstrar os impactos que os direcionamentos difusos podem estar causando.

O formato de avaliação de cada gerência pode estar causando os problemas por exemplo, já que os objetivos podem ter sido estabelecidos pelas áreas sem levar em consideração o conjunto, isso deve ser trazido a tona e de forma colaborativa resolvido, é fundamental que a média e alta gestão dêem a sua contribuição.

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