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Introduction to Acceptance Criteria

User story acceptance criteria are specific, verifiable conditions a user story must meet to be considered complete, ensuring the developed functionality aligns with stakeholder expectations and user needs. 

Objective: Explain the importance of acceptance criteria.
Definition: Acceptance criteria are conditions that a user story must meet to be considered complete.

To improve user stories on your team, it’s essential to focus on defining clear and consistent acceptance criteria. Here are some suggestions to help your team achieve this goal:

Functionality-Based Criteria
Description: Criteria that describe the expected behavior of the system.
Example: “When the user updates a customer record, the system must reflect the changes in real-time.”
Importance: Ensures that functionalities meet user needs.

Performance-Based Criteria:
Description: Criteria that ensure the system maintains an adequate level of performance.
Example: “The customer details page must load in less than 2 seconds after the update.”

Acceptance criteria provide a shared understanding and act as a contract for success, helping to prevent misunderstandings, reduce rework.
Acceptance criteria provide a shared understanding and act as a contract for success, helping to prevent misunderstandings, reduce rework.

Security-Based Criteria:
Description: Criteria that ensure data protection.
Example: “Customer data must be encrypted during transit and at rest.”

Usability-Based Criteria:
Description: Criteria that ensure the system is easy to use and intuitive.
Example: “The user must be able to access the customer interaction history with a maximum of three clicks.”

Integration-Based Criteria:
Description: Criteria that ensure smooth integration with other systems.
Example: “Customer data must be synchronized with the billing system in real-time.”

In summary, this article aims to provide a clear and concise overview of the different acceptance criteria types that can be used to ensure user stories meet business and end-user expectations. By presenting these formats we can help establish a consistent standard for defining acceptance criteria within your team.

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Optimizing Cycle Time: Strategies for Agile Teams to Ensure Timely Closure of User Stories

Cycle time is a crucial metric in agile project management that measures the duration it takes for a work item to move from the start (In progress status) of its process to completion (Done status). It is an essential factor in understanding the efficiency and effectiveness of a team’s workflow. When work items are not closed during a sprint, it can lead to increased cycle times, which may affect the overall productivity and delivery speed of the team.

  • Definition of Cycle Time: Cycle time refers to the total time taken from the beginning to the end of a process, specifically the time it takes for a work item to be completed once it has been started. It is a key performance indicator in agile methodologies, helping teams to assess their efficiency and identify areas for improvement.
  • Impact of Unclosed Work Items: When work items are not closed during a sprint, it can lead to longer cycle times. This delay can result in reduced visibility of progress, hindered feedback loops, and potential bottlenecks in the workflow. It may also affect the team’s ability to deliver value to the customer promptly.
Closing items quickly ensures that the cycle time reflects the actual time it takes to complete a process.
  • Strategies to Reduce Cycle Time:
    • Focus on Completing Stories: Ensure that stories started in a sprint are completed within the same sprint. This requires careful planning and prioritization of tasks.
    • Use Small Stories: Break down work items into smaller, manageable tasks that can be completed quickly, ideally within 2-3 days.
    • Track Cycle Time: Regularly monitor cycle times for each story to identify delays and areas for improvement.

In summary, cycle time is a vital metric for agile teams to monitor and optimize. By ensuring work items are closed during sprints, teams can maintain shorter cycle times, leading to improved workflow efficiency and faster delivery of value. Implementing strategies such as focusing on completing stories, using small stories, and tracking cycle times can help teams minimize delays and enhance their overall performance.

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The Role and Outcomes of Agile Review Meetings

An agile review meeting, often referred to as a sprint review, is a key event in the agile framework that focuses on assessing the work completed during a sprint. This meeting serves as an opportunity for the team to showcase their accomplishments to stakeholders and gather valuable feedback. The primary goal is to ensure that the product increment aligns with the expectations and requirements of the stakeholders, and to make necessary adjustments for future sprints.

During the agile review meeting, the team presents the completed user stories and demonstrates the functionality of the product increment. Stakeholders, including the Product Owner, customers, and other interested parties, are invited to provide feedback and discuss the progress made. This interaction is crucial for maintaining transparency and fostering collaboration between the development team and stakeholders.

sprint review, is a key event in Agile development where the team showcases the completed work of a sprint to stakeholders and gathers feedback
Sprint review, is a key event in Agile development where the team showcases the completed work of a sprint to stakeholders and gathers feedback

Expected Outcomes of an Agile Review Meeting

  • Validation of Work: The meeting provides a platform for stakeholders to validate the work completed during the sprint, ensuring it meets their expectations and requirements.
  • Feedback Collection: Gathering feedback from stakeholders is a critical outcome, as it helps the team understand any changes or improvements needed for the product.
  • Alignment on Goals: The review meeting ensures that the team and stakeholders are aligned on the product goals and priorities, facilitating better planning for future sprints.
  • Demonstration of Progress: By showcasing the product increment, the team demonstrates tangible progress, building confidence and trust with stakeholders.
  • Identification of Improvements: The feedback and discussions during the meeting can lead to the identification of areas for improvement, helping the team refine their processes and enhance product quality.

In summary, agile review meetings are essential for validating work, collecting feedback, aligning goals, demonstrating progress, and identifying improvements. By engaging stakeholders and fostering open communication, these meetings contribute to the continuous improvement of the product and the overall success of the project.

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The Impact and Outcomes of Agile Retrospective Meetings

An agile retrospective meeting is a vital practice within the agile framework, aimed at fostering continuous improvement and team collaboration. Typically held at the end of each sprint, this meeting provides a structured opportunity for the team to reflect on their recent work cycle. The primary objective is to evaluate what went well, identify areas for improvement, and develop actionable strategies to enhance future performance. During a retrospective, team members are encouraged to share their insights and experiences openly.

The retrospective provides a feedback loop for the team, allowiing them to learn from the past and adapt for the future.
The retrospective provides a feedback loop for the team, allowiing them to learn from the past and adapt for the future.

This open dialogue helps in building a culture of trust and transparency, where all voices are valued. The meeting often revolves around key questions such as “What went well?”, “What didn’t go well?”, and “What actions will we take?”. By addressing these questions, the team can pinpoint specific issues and brainstorm solutions collaboratively.

Expected Outcomes of an Agile Retrospective Meeting:

  • Improved Processes: One of the main outcomes is the identification of process improvements. By analyzing past performance, the team can implement changes that streamline workflows and enhance efficiency.
  • Enhanced Team Collaboration: Retrospectives encourage open communication and collaboration, leading to stronger team dynamics and a more cohesive working environment.
  • Actionable Insights: The meeting should result in a set of actionable items that the team commits to implementing in the next sprint. These actions are aimed at addressing identified issues and leveraging opportunities for improvement.
  • Increased Accountability: By assigning specific action items to team members, retrospectives help in fostering a sense of accountability and ownership over the improvement process.
  • Continuous Learning: Retrospectives promote a culture of continuous learning and adaptation, enabling the team to evolve and improve with each sprint.

In summary, agile retrospective meetings are essential for driving continuous improvement and fostering a collaborative team environment. By reflecting on past performance and identifying actionable improvements, teams can enhance their processes, increase efficiency, and ultimately deliver better project outcomes. This iterative approach not only resolves current challenges but also helps in preventing future issues, contributing to the long-term success of the project.

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Optimizing Agile Workflow: Understanding the Interplay Between Velocity and Capacity

Velocity and capacity are two fundamental concepts in Agile project management that play a crucial role in planning and executing successful sprints. Understanding their relationship is essential for teams to optimize their workflow and deliver value consistently.

Velocity is a measure of the amount of work a team can complete during a sprint. It is typically calculated by summing up the story points of all completed user stories in a sprint. Velocity provides a historical record of a team’s performance and helps in predicting future capacity. It is an average that becomes more accurate over time, allowing teams to make informed decisions about how much work they can realistically commit to in upcoming sprints.

Capacity, on the other hand, refers to the total amount of work a team can handle during a sprint, considering the availability of team members and other commitments. It is a forward-looking measure that helps in planning the workload for a sprint. Capacity takes into account factors such as team size, holidays, and other non-project-related activities that might affect the team’s ability to deliver work.

Capacity and velocity are distinct but interconnected concepts that are important for planning and executing sprints.

Relationship between Velocity and Capacity

  • Planning: Velocity is used as a benchmark to estimate the team’s capacity for future sprints. By understanding their average velocity, teams can better plan the amount of work they can take on, ensuring that they do not overcommit and risk burnout or underdeliver.
  • Predictability: A stable velocity provides predictability, allowing teams to forecast how much work they can complete in a given timeframe. This predictability helps in setting realistic expectations with stakeholders.
  • Continuous Improvement: By comparing velocity with capacity, teams can identify areas for improvement. If the velocity consistently falls short of capacity, it may indicate issues such as inefficiencies or impediments that need to be addressed.
  • Resource Allocation: Understanding the relationship between velocity and capacity helps in effective resource allocation. Teams can adjust their workload based on capacity constraints, ensuring that they are working at an optimal pace without overloading team members.

In summary, velocity and capacity are interrelated concepts that help Agile teams plan and execute their work effectively. Velocity provides a historical measure of performance, while capacity offers a forward-looking view of what can be achieved. By leveraging both, teams can ensure they are working efficiently, delivering value consistently, and continuously improving their processes.

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Sete desperdícios do Lean.

Lean é uma metodologia que consiste em melhorar o fluxo de trabalho deixando-o mais enxuto possível de forma a diminuir possíveis desperdícios sem prejudicar a qualidade final das entregas. Podemos classificar os tipos desperdícios em 7 categorias.

  • Superprodução: Produção antes que exista uma necessidade a ser endereçada, essa situação contraria a boa prática conhecida como Just in Time (JIT) aonde cada item é produzido conforme a existência da demanda.
  • Tempo de espera: Devemos sempre prestar atenção na duração do tempo em que uma atividade fica parada no fluxo de produção/desenvolvimento e se possível diminuir este tempo ao máximo possível melhorando o cycle time.
  • Transporte: Isso pode aumentar os custos quando pensamos no manuseio de materiais entre processos de produção, o mapeamento de fluxo de valor é extremamente útil nesse cenário para a identificação de pontos de melhoria.
  • Processamento inapropriado: É necessário usar a abordagem apropriada para cada cenário de forma que não haja utilização de recursos mais caros do que o necessário, soluções simples devem ser priorizadas sempre que possível, mesmo que seja uma abordagem mais antiga mas que se mantém eficiente por exemplo.
Eliminar o desperdício é uma das maneiras mais eficientes de melhorar vários aspectos de uma operação, os sete desperdícios é uma ferramenta originalmente desenvolvida pelo Sistema Toyota de Produção.
  • Estoque desnecessário: Este é um resultado da superprodução, isso dificulta a identificação de problemas e comunicação por exemplo, alcançando a condição de manter um fluxo contínuo (otimizado) conseguimos melhorar os custos associados a produção, existem algumas estratégias Lean que podem propiciar este tipo de melhoria.
  • Movimento desnecessário: Este tema está relacionado á ergonomia, trabalhos com movimentação excessiva devem ser analisados e reprojetados através de análise considerando os atores envolvidos para a redução de desperdício no ambiente de trabalho.
  • Defeitos: Tendo um impacto direto nos resultados os defeitos de qualidade resultam em retrabalho, muitas vezes o custo total gerado pelos defeitos é uma porcentagem significativa do custo total de produção.

Muitas organizações estão adotando o Lean, para começar a atingir esse objetivo é essencial mapear o fluxo de trabalho e atacar os tipos de desperdícios citados na busca do aumento da eficiência, você pode olhar para o seu processo e identificar formas de tornar mais eficiente algum aspecto de sua operação considerando um ou mais dos sete itens citados.

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A importância do refinamento !!

O backlog é o repositório com todas as atividades do projeto, são itens que estão em vários níveis de detalhamento dependendo do momento do projeto e assunto, para que um item do backlog possa ser discutido em uma planning para a execução em uma sprint, precisamos detalhar as informações de forma que o time consiga entender o que precisa ser feito, por isso usamos o refinamento.

O refinamento é uma reunião do time que pode ser feita a qualquer momento durante a sprint com o objetivo de preparar itens com as informações necessárias para a execução, e assim ter requisitos detalhados para execução em próximas sprints.

A responsabilidade de levar as informações para o refinamento é do Product Owner conforme priorização de negócio tipicamente, porém é responsabilidade do time contribuir para que os itens possam ter todas as informações necessárias para a execução, o objetivo é que os itens estejam com todas as informações necessárias para a execução, deixando-os assim preparados.


No refinamento precisamos dividir o grandes temas em itens menores e mais tratáveis para que se possa facilitar o entendimento e execução do trabalho sem perder a visão geral
 e objetivos a serem alcançados.

Deve ser observado qualquer situação ou pendência que possa impactar a completude das informações ou mesmo a execução de um determinado tema, assim que identificado o gap, deve ser tratado com a maior brevidade possível, principalmente quando houver alguma dependência externa ao time.

Dependendo da complexidade do tema pode haver a necessidade de um refinamento técnico aonde o time poderá alinhar situações que precisam ser melhor discutidas de forma a aumentar a probabilidade de que durante a execução da sprint não haja paradas devido a informações não levantadas anteriormente.

O refinamento é essencial para que além do time conhecer e ter oportunidade de questionar as demandas, possa colaborar com o planejamento, otimizando a execução da sprint aonde esses itens serão planejados.

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Utilizando e descobrindo com Spike

Muitas vezes precisamos propor soluções com ferramentas que nem sempre temos dominio, para diminuir o risco de se assumir uma demanda sem que se tenha o minimo necessário para que o mesma possa ser colocada em andamento criamos itens no backlog com o objetivo de adquirir conhecimento de forma a esclarecer os aspectos que não conhecemos.

SPIKE é um tipo de história de usuário para ganhar o conhecimento necessário para execução de uma nova demanda.

Atualmente está convencionado chamar essa atividade de Spike, a adoção deste tipo de expediente reduz o risco de uma abordagem técnica inadequada seja implementada, aumentando a confiabilidade do time sobre o tema trazendo mais segurança para que se possa decidir como o item será operacionalizado evitando retrabalho.

Existem vários formatos que podemos considerar, um estudo, experimento ou mesmo uma prova de conceito, o objetivo é obter informações considerando o contexto do problema para tomada de decisão.

Esta abordagem é uma forma de manter o time angariando novos conhecimentos sempre com o foco para tomar as melhores decisões sem impactar entregas planejadas na sprint conforme a necessidade corrente estabelecida.

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A importância do Product Owner no time.

O papel do Product Owner é vital em um time ágil, ele define o direcionamento tomando decisões que determinam a estratégia do produto em questão, isso colabora diretamente para manter o time na direção certa.

Neste papel algumas das principais características/habilidades devem ser observadas:

  • Tomador de decisões
  • Definidor da visão
  • Detemina o valor de negócio
  • Responsável pelo produto

É importante que o PO dê visão ao time fazendo-o entender dentro do possível o negócio ou seja os motivos do porque uma demanda foi criada, isso aumentará o compromisso do time elevando o desempenho já que o time também terá a mentalidade voltada para o negócio. Com esses “ingredientes” o time tenderá a ser mais resiliente em relação a pressões externas além de facilitar a adaptação entre os sprints.

O direcionamento do PO é decisivo para o sucesso do time, existem uma série de aspectos que precisam ser dominados pela pessoa que exerce este papel, isto influência diretamente na organização, funcionamento e resultados gerados.

É muito importante que o PO evite os “anti-patterns”, ações que ele deve resistir em fazer:

  • Dizer “como” o trabalho será realizado e não o “que”
  • Focar apenas nas entregas a curto prazo
  • Não ter olhar para adaptabilidade do escopo
  • Demandar mudanças antes de se tornarem reais
  • Ter como regra mudanças durante a sprint

A saúde do time e do produto dependem do comprometimento do PO, ele precisa estar autorizado a tomar decisões, ser colaborativo e capacitado para discernir entre os trade-offs que surgem no caminho do time.

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SAFe – Preparando a PI Planning

A PI Planning (PI = Program Increment) é o evento que provê a definição que guiará os times envolvidos na entrega do ART (Agile Release Train), para que a cerimônia tenha sucesso é necessário que haja alguns preparativos antes do evento.

Uma das coisas que precisam estar claras é a estratégia, tanto para área de produto quanto para área de tecnologia, o contexto precisa estar pacificado, todos devem concordar, ao menos em alto nível, com o escopo a ser endereçado e tecnologia a ser utilizada.

Os assuntos que deverão ser priorizados precisam estar definidos pela área de produto/negócio ao menos em grandes linhas de forma que se tenha as condições para dar um direcionamento claro dos objetivos a serem alcançados.

Uma Program Increment Planning é a cerimônia em que o Agile Release Train (ART) planeja e entrega valor incremental na forma de software e sistemas funcionais. Esse planejamento compreende o trabalho de 8 a 12 semanas.

Preferencialmente os times envolvidos precisam estar definidos e com o menor número de pendências (inclusive setup) possível dentro do possível considerando o cenário da organização.

Isso viabilizará para que a PI Planning possa prover uma visão compartilhada e consistente do contexto em questão assim como a declaração dos objetivos de forma que os times de fato consigam tracionar o ART em direção a meta.

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